Gastos del comercio: orden, IVA y cruce con la facturación

1. Vender mucho no es ganar: el gasto también cuenta

Podés facturar todos los días y, aun así, no saber si ganás. Las ventas te dicen cuánto entra; los gastos, cuánto sale. Cuando los dos viven en el mismo sistema, el resultado real y el margen aparecen sin que armes una planilla aparte.

El módulo de gastos está pensado para eso: cargar cada pago del comercio, ordenarlo por tipo y por IVA, y verlo después junto a la facturación.

2. Cómo registrar un gasto

Entrás a Gastos y tocás Nuevo Gasto. El formulario te pide:

• Fecha del gasto.
• Tipo de gasto, obligatorio: define de qué se trata.
• Tipo y número de factura (A, B, C, X o presupuesto).
• Estado: Pagado o Pendiente.
• Importe.
• Responsable: el usuario al que se le asigna el gasto.
• Referencia de pago (número de transferencia, cheque, etcétera).
• Comentario libre.

Después podés editar o eliminar cualquier gasto desde la misma tabla, y asignar a cada uno el responsable que lo sigue.

3. El IVA del gasto: 0, 10,5, 21 o 27

Cargás el importe tal como figura en la factura y elegís la alícuota. El sistema desglosa solo el neto y el IVA, así no hacés la cuenta a mano:

• Las alícuotas disponibles son 0, 10,5, 21 y 27 por ciento.
• El importe sin IVA y el importe de IVA se muestran ya calculados.
• Si corregís el importe, el desglose se recalcula al instante.

Ese desglose es el que después alimenta el crédito fiscal del libro de IVA.

4. Tipos de gasto: sueldo, fijo, variable y servicios

El tipo de gasto es la categoría con la que agrupás tus egresos. El sistema trae tipos como Sueldo, Fijo, Variable y Servicios, y vos podés crear, editar o borrar los que necesites.

• Cada tipo puede traer su alícuota de IVA y su tipo de factura por defecto: al elegirlo, el formulario se completa solo.
• Un tipo puede ser general o particular, para separar el gasto del local del de otro concepto.
• Separar servicios del resto de los gastos tiene premio: el libro de IVA los muestra en su propia pestaña.

5. Pagado o pendiente: lo que todavía debés

El estado te ordena la plata que sale:

• Pagado: el gasto ya se cubrió.
• Pendiente: queda como deuda, visible en la tabla.
• Factura pendiente: marcás que el comprobante todavía no llegó y la fila queda resaltada.

Con eso, la pantalla de gastos también funciona como una agenda de pagos. Si trabajás con proveedores, el registro se complementa con su ficha de pagos y facturas.

6. Tabla dinámica: los números, a tu manera

Abajo de la tabla de gastos tenés una tabla dinámica. Arrastrás filas y columnas y ves lo que quieras, sin exportar nada:

• Filas por tipo de gasto, tipo de factura o número de factura.
• Medidas de importe, importe sin IVA e importe de IVA.
• Filtro por defecto en el mes y el año actuales, que cambiás a gusto.
• Exportación a Excel cuando la necesites.

Si tenés más de una tienda, activás la Visión Global y ves los gastos de todos los locales juntos.

7. Gastos vs facturación: el cruce que ordena tus decisiones

El número más útil de todos es el cruce entre lo que facturás y lo que gastás. En la inteligencia comercial aparece como gastos vs facturación: te muestra cuánto de cada peso que entra se va en gastos y cuánto te queda.

• En el dashboard ves gastos y ganancia de día, semana, mes y acumulado, comparados contra el período anterior.
• En la visión global comparás los gastos de cada tienda.
• Con los indicadores a la vista, decidís dónde recortar y dónde invertir.

Si querés entender cómo se leen estas métricas, mirá qué es un KPI.

El módulo de gastos de IntegralShop te deja registrar cada pago, ordenarlo por tipo y por IVA y cruzarlo con la facturación. Con los reportes y KPIs del sistema, sabés si el mes cierra en verde o en rojo.